We zien een zijkant van de piramide die past bij de huidige tijd. Ik noem het de piramide van digitale vitaliteit. Het niveau waar je zit bepaalt wat je uit digitale technologie kunt halen. Van boven naar beneden zien we het volgende:
- Zonder verspilling leven. Alles wat je hebt geleerd van de eerdere niveaus moet op dit niveau de uitvoering van echte betekenisvolle projecten mogelijk maken. De kennis die je in onderliggende lagen verzameld en beheerd wordt op dit niveau direct terugverdiend.
- Persoonlijk kennismanagement. Waar taakbeheer en workflow gaat over het beheersen van de informatiestroom door acties te plannen en uit te voeren, gaat dit niveau over de stroom van de kennis. Persoonlijk kennisbeheer (PKM) is een reeks van vaardigheden en hulpmiddelen waarmee je de kennis die je opdoet tijdens het voltooien van jouw werk kan vastleggen, organiseren en inzetten.
- Gewoontevorming en gedragsverandering. Na een periode van instellen van taken in je werkstroom moet het automatisch gaan. Pas dan kan het een volledige impact hebben. De sleutel is om voor de reeks stappen die je doorloopt om informatie te beheren een vanzelfsprekende, automatische gewoonte maakt.
- Taakbeheer en workflow Een workflow is eenvoudigweg de reeks stappen die je doorloopt om informatie te beheren. Maar het start met behulp van een taakbeheerder.
- Digitale souplesse begint bij het beheersen van computer basisvaardigheden.
De kernprincipes, de bouwstenen en de niveaus van de piramide krijgen meer betekenis als we nog meer in detail gaan kijken wat zich afspeelt in de piramide. Bedenk dat je het niet alles hoeft te onthouden. Laat je gewoon meenemen.
Binnenin de piramide vinden we op elk niveau kamers met onderwerpen die een beeld geven van wat er zich afspeelt. Het is niet erg als de onderwerpen in de afbeelding moeilijk te lezen zijn.
De onderwerpen zie je terug in de meer gedetailleerde toelichting die over iedere laag is geschreven.
Digitale souplesse
Digitale vitaliteit begint bij het beheersen van computer basisvaardigheden, zoals het bezoeken van een webpagina of het maken van een tekstdocument.
Het beheersen van computervaardigheden is een proces dat nooit eindigt. Zelfs de meest geavanceerde gebruikers blijven nieuwe sneltoetsen leren, nieuwe functies ontdekken en hun instellingen optimaliseren.
De computer basisvaardigheden staan onderaan in de piramide omdat al het andere ervan afhangt.
Ik geef een voorbeeld. Focussen op taken en processen (een niveau hoger, op niveau 4) zal moeilijk zijn als je niet in staat bent om bepaalde online artikelen op het interweb te vinden en te lezen (niveau 5).
Nog een voorbeeld. Gewoonteverandering door het inbouwen van routines (niveau 3) zal een hele uitdaging zijn zonder betrouwbare digitale apps zoals bijvoorbeeld een digitale agenda en of een to-do app (niveau 5).
En een laatste voorbeeld bij niveau 5 van de piramide. Het zal je moeite kosten om jouw bestanden te ordenen (niveau 2) als jouw e-mailbox een puinhoop is (niveau 5).
Taakbeheer en workflow
Taakbeheer doe je met “geavanceerde takenlijsten”. Populaire digitale taakmanagers zijn bijvoorbeeld zijn Omnifocus en Todoist.
Een workflow is eenvoudigweg de reeks stappen die je doorloopt om informatie te beheren. Maar het start met behulp van een taakbeheerder.
Je wordt je bewust van alle taken, van de eerste identificatie van een mogelijke actie tot de voltooiing. Hoewel er veel manieren zijn om een werkproces voor taakbeheer te maken, is er één die boven de rest uitsteekt: de Getting Things Done (GTD)-methode van David Allen.
De vijf fasen van GTD zijn fundamenteel voor de manier waarop bruikbare informatie wordt vastgelegd en beheerd. We zien de fasen terug in de piramide.
Ik geef weer voorbeelden wat de betekenis is van deze vijf fasen op het niveau taakbeheer.
Het onvolledig vastleggen (d.w.z. opschrijven) van je taken is meestal een bottleneck voor elk ambitieus project. Hierdoor worden belangrijke en noodzakelijke beslissingen en verplichtingen gemist.
Taken proberen te voltooien die niet goed op een uitvoerbare en resultaatgerichte manier zijn beschreven is moeilijk en vaak frustrerend. Dit komt omdat het dan niet duidelijk zal zijn waarom je ze doet. Het organiseren van taken is een must.
Taken wel beschrijven is nutteloos als ze niet georganiseerd zijn. De organisatie van de taken moet zo zijn dat ze snel kunnen worden herkend en uitgevoerd.
Besluitvorming is afhankelijk van het begrijpen van alle verzamelde informatie. Taken bijhouden die geen rol van betekenis spelen bij het doel dat je wil halen en ernaar handelen is overdreven en leidt tot energieverspilling.
Gewoonte en gedragsverandering
We zitten in het midden van de piramide van digitale vitaliteit.
Na een periode van instellen moeten de principes van het vorige niveau 4 automatisch gaan. Pas dan kan het een volledige impact hebben.
De sleutel is om voor elk van de principes een vanzelfsprekende, automatische gewoonte te maken.
Bijvoorbeeld: het principe van ‘Vastleggen’ uit niveau 4 moet tot een ‘Verzamelgewoonte’ leiden op niveau 3. Enzoverder.
Dus ‘Verduidelijken’ → Een logische volgende actie is lezen, samenvatten.
Organiseren → Projectlijst
Reflecteren → Wekelijkse beoordeling
Betrekken → Contexten/prioriteiten
Deze gewoonten zorgen ervoor dat de principes van taakbeheer naar de achtergrond verdwijnen en in de loop van de tijd steeds minder aandacht vragen. Door de basisprincipes te begrijpen, kun je originele, creatieve manieren vinden om ze aan te passen aan onze individuele behoeften en voorkeuren.
Niveau 3 omvat niet alleen het aanleren van nieuwe gewoonten, maar ook het aanpassen van bestaande gewoonten. Dit vereist dat je jouw eigen persoonlijke verhalen kent. Dat je de prikkels en patronen kent die jouw gedrag sturen.
Met behulp van psychologische en ontwerptechnieken kun je ze opnieuw bedenken en een nieuw eigen verhaal van waarheid, gewoonte en gedrag maken.
De onderwerpen op niveau 3 (zelfleiderschap, zelfreflectie, zelfliefde, zelfvertrouwen) van de piramides fysieke en mentale vitaliteit kun je als basis gebruiken voor de verandering.
Persoonlijk kennismanagement
Dit één na hoogste niveau omvat:
- Het maken van verrijkte samenvattingen
- 🅿.🅰.🆁.🅰. Een systeem voor het organiseren van digitale informatie.
Het acroniem PARA staat voor Projects (projecten) — Areas (gebieden) — Resources (bronnen) — Archives (archieven).
De vier hoofdcategorieën die alle soorten informatie omvatten die je in jouw werk én leven kan tegenkomen. - Werkstroomstrategieën
Waar niveau 4 gaat over het beheersen van de informatiestroom door acties te plannen en uit te voeren, gaat niveau 2 over de stroom van de kennis.
Persoonlijk kennisbeheer (PKM) is een reeks van vaardigheden en hulpmiddelen waarmee je de kennis die je opdoet tijdens het voltooien van jouw werk kan vastleggen, organiseren en inzetten.
Verschillende zaken komen aan bod. Zoals digitale archivering, procesbeheer en projectbeheer. En ook softwareprogramma’s voor lezen, digitale notities, tekstverwerking, cloudopslag en andere zaken.
Persoonlijk kennisbeheer helpt je jouw creatieve potentieel te ontsluiten met behulp van digitale technologie.
Zonder verspilling leveren
We hebben vaak geen tijd om een hoeveelheid kennis te consumeren en deze vervolgens op te hoesten op het moment dat je het nodig hebt.
Zoals bijvoorbeeld op school voor een test of op je werk om iets duidelijk te maken. Om het hoogste niveau te halen, dus om zonder verspilling te kunnen leveren moet je jezelf voortdurend blijven onderwijzen en een leven lang blijven leren.
Alles wat je hebt geleerd van de eerdere niveaus moet op dit niveau de uitvoering van echte betekenisvolle projecten mogelijk maken. Daarom is dit niveau het sluitstuk van de piramide. De kennis die we door de lagere niveaus verzamelen en beheren moet hier direct worden terugverdiend. Als je dit niveau haalt onderscheid je je met zekerheid.
Digitale vitaliteit kan op verschillende manieren getraind worden. Bijvoorbeeld door het werken aan een ochtendroutine (niveau 3). En het ontwerpen van een wekelijkse review (niveau 2). Maar ook het samenvatten of verrijken van teksten en het gebruik van een wachtwoordbeheerder (niveau 5) kan worden geleerd.
Taakbeheer en workflow kan getraind worden door gebruik te maken van een op GTD gebaseerde workflow.
