Als je digitale technologie gebruikt kun je leren van een chef-kok
6 dingen die mise-en-place ons te bieden heeft
Oude beroepen hebben goede opleidingen
Oude vaardigheden zoals timmeren (beroep van mijn vader was timmerman), schilderen (beroep van mijn broer is schilder), verplegen (verpleegkundige was een beroep dat ik ooit uitoefende) bestaan al zo lang dat de ‘best-practices’ en ‘lessons-learned’ wel standaard zijn geworden. Hoe je een deur omlijst, een naad las, een infuus voorbereidt, hoe een piloot zich voorbereidt op de landing en een chef-kok de keuken runt. Het zijn uitgekristalliseerde werkprocessen.
Voor de beroepsbeoefenaar hebben die vaardigheden geen geheimen. De meeste van die beroepen hebben in de loop van de tijd gedegen opleidingen en trainingen ontwikkeld om elke beginner te leren de vaardigheden en de werkprocessen onder de knie te krijgen.
Er is nog veel te leren voor we digitaal vitaal zijn
Maar over een optimaal gebruik van digitale technologie, en hoe je van beschikbare informatie kennis maakt, is nog weinig bekend.
We krijgen heel weinig training in de beste werkwijzen en de geleerde lessen van anderen als het gaat om digitale manieren van werken. En al zeker niet als het gaat om informatiebeheer en kenniswerk.
Hoewel digitale technologie van levensbelang is geworden, is er geen les in ons onderwijs die gaat over hoe je jouw e-mail inbox kunt sorteren, je agenda kunt beheren of je computerbestanden kunt ordenen. Laat staan hoe je creatief en productief kunt zijn en je kennis beheert in een tweede brein.
En als we eenmaal de arbeidsmarkt betreden, verbeterd deze situatie zich niet. De meeste werkgevers leren ons niet hoe we onze informatie moeten beheren en onze kennis moeten documenteren of onze meest voorkomende taken moeten automatiseren.
We besteden heel veel geld aan ons onderwijs en honderden zo niet duizenden uren aan het leren van allerlei vaardigheden en toch wordt er heel weinig tijd en moeite besteed aan hoe we ons werk met digitale technologie kunnen beheren. Dat kan anders.
Productiviteitsysteem
We moeten een systeem van principes en gedragingen leren gebruiken om met digitale technologie productief te zijn. Het systeem moet enige structuur toevoegen aan de voortdurend veranderende stroom van informatie waarmee we elke dag te maken hebben.
De kern van wat je wil bereiken is dat de digitale ingrediënten waarmee je wil werken verzameld, geordend en gesorteerd zijn. Alles wil je op een logische plek vindbaar hebben zodat het makkelijk bruikbaar is.
Over ingrediënten gesproken. Chef-koks werken met ingrediënten en zij zijn vaak heel creatief en productief. Ik vroeg me af of we daar iets van kunnen leren. Welke principes en gedragingen hebben koks zich eigen gemaakt om productief en creatief te zijn?
Mise en place
Koks zetten alles zo goed mogelijk van tevoren klaar. Hierdoor worden gasten sneller bediend. Deze techniek wordt mise en place genoemd. Mise-en-place is een term uit het Frans en het betekent zoiets als “alles klaarzetten op de juiste plaats”. De techniek wordt gebruikt door chef-koks in commerciële keukens over de hele wereld.
Een chef-kok die dat ontzettend goed beheerst is Jonnie Boer.
Sinds 2018 is Jonnie onafgebroken de nummer één van Nederland. In september 2021 eindigde Boer van driesterrenrestaurant De Librije uit Zwolle als hoogste Nederlander.
Zoektocht
In mijn zoektocht naar hoe Jonnie het als chef-kok voor elkaar krijgt productief en creatief te zijn stuitte ik ook op een mail die ik een tijd geleden van Tiago Forte ontving. Tiago ontwerpt, volgens hemzelf, productiviteit opnieuw. Hij verwees in zijn zoektocht naar het boek ‘Work Clean’, door Dan Charnas. De auteur Charnas onthult in het boek hoe je mise-en-place buiten de keuken toepast, in elk soort werk. Tiago deelde toentertijd zijn samenvatting met de belangrijkste lessen.
Ik ben er opnieuw gedoken en trok de conclusie dat we de belangrijkste lessen van mise en place direct kunnen toepassen in het streven naar digitale vitaliteit. De principes zijn toepasbaar op het beheer van digitale informatie en kennis.
Wat is mise-en-place?
Mise-en-place ontstond in 1859, toen een 13-jarige jongen genaamd George Auguste Escoffier begon te werken in het restaurant van zijn oom in Nice in het zuiden van Frankrijk. Tegen de tijd dat hij in 1935 op 99-jarige leeftijd stierf, had Escoffier de Franse keuken getransformeerd tot de wereldwijde standaard en het werk van een chef-kok verheven van handenarbeid tot iets dat het kunstenaarschap naderde. Een van de belangrijkste invloeden van Escoffier was dat hij de werkzaamheden in de keuken onderverdeelde in strikt gedefinieerde rollen.
De chef de cuisine was de bevelvoerder; onder hem waren zijn sous-chefs; en onder hen waren verschillende chefs de partie zoals:
- Saucier, voor sauzen, vlees, gevogelte en wild
- Rôtisseur, voor gerechten van/uit de grill, oven of frituur
- Entremetier, voor groenten, aardappelen, soepen, eiergerechten
- Poissonnier, voor vis
- Garde-manger, koude keuken
- Pâtissier, nagerechten, deeggerechten
Nauwkeurig plan
Elk ingrediënt, gereedschap en gerecht werd bereid volgens een nauwkeurig plan. En dit plan bepaalt tot op de dag van vandaag hoe keukens in restaurants over de hele wereld werken. Mise-en-place gaat over het samenbrengen van alle tools die een chef-kok nodig heeft, klaar voor onmiddellijk gebruik, zodat ze snel, logisch, samenhangend en duurzaam kunnen leveren.
Mis en place is een veelzijdig systeem dat bestaat uit:
- Een filosofie – wat chefs geloven
- Een standaard van uitmuntendheid – waar koks zich aan houden
- Een samenstelling van gereedschappen en ingrediënten – hoe koks hun omgeving inrichten
- De praktijken van koken – hoe koks koken
- Een mentaliteit – hoe koks denken
Schoon werken
Al deze facetten van mise-en-place kunnen worden teruggebracht tot slechts twee woorden: schoon werken. Schoon als in efficiënt. Schoon als in elegant. Schoon als in direct. Schoon als in zonder wrijving en als in eenvoudig. Schoon als in duidelijk. Schoon als in beslissend. Schoon als in krachtig.
Wat kan mise-en-place ons leren?
Werken met digitale technologie anno 2021 is vergelijkbaar met koken in 1859. We besteden te veel tijd aan het nadenken over hoe we dingen voor elkaar krijgen, in plaats van ze te doen. Iedere nieuwe taak en elk project benaderen we alsof we met een volledig schone lei beginnen. Alsof die een geheel nieuwe aanpak vereist.
We hebben ook te maken met een stortvloed aan taken, onder onzekere omstandigheden, met strakke deadlines, met tools en middelen die niet altijd voor de taak gemaakt zijn. We ontvangen ook een constante stroom van input en verzoeken, hebben te weinig tijd om ze te verwerken en worden geconfronteerd met veel eisen die gelijktijdige aandacht vereisen. En uiteindelijk moeten we ook tastbare resultaten leveren, met een extreem hoge kwaliteit, aan een groot aantal klanten en andere belanghebbenden. Het wordt tijd dat we een werkend systeem hebben voor de massaproductie van informatie en kennis, net zoals chefs vertrouwen op mise-en-place.
6 dingen die mise-en-place ons te bieden heeft
Er zijn 6 dingen die mise-en-place ons te bieden heeft om digitaal vitaal te worden:
- Volgorde. Planning staat voorop.
- Eerste stappen. Tijdelijke signalen
- Doe tijd versus doorlooptijd
- Afmaakmentaliteit
- Ordenen en perfectioneren
- Regeling
Het is niet genoeg om alleen “georganiseerd” te zijn en de boel op de “juiste plaats” te hebben om alles te kunnen vinden. We hebben een flexibel systeem nodig waarmee we doorlopend toegang hebben tot wat we nodig hebben. Zonder dat het een chaos wordt in ons brein en in onze omgeving.
De zes praktijken vormen een samenhangend systeem. En het is niet alleen de bedoeling om schoon te zijn maar ook schoon te werken.
De 6 praktijken van schoon werken
1. Volgordelijkheid.
Planning staat voorop. In een keuken is volgorde alles. Vlees kan niet op het hakblok als het bevroren is; de pasta neemt de saus niet op tenzij deze gaar is; de knoflook kan pas worden toegevoegd als deze is gehakt.
In het werken met digitale technologie is het belang van volgorde niet altijd even duidelijk. Maakt het echt uit of je die e-mail verzendt of eerst dat rapport schrijft? Het voelt vaak alsof we alles meteen en allemaal tegelijk moeten doen.
Stap voor stap
Simpelweg: we moeten bedenken wat eerst komt, wat daarna en wat daarna. Vanaf het moment dat we ons het belang van volgorde realiseren, wordt het duidelijk dat niet alle momenten gelijk zijn: de eerste taken zijn ontzettend belangrijk.
Hoe je start is belangrijk
Ook bij digitale vitaliteit zijn de eerste taken het belangrijkst. De eerste handelingen van je ochtend bepalen de richting van je hele dag. Het eerste dat je doet wanneer je aan jouw werkdag begint, zal de toon zetten voor alles wat volgt. Zelfs op bij een enkele werksessie van een uur, zullen de ideeën die je in het begin hebt elke andere volgende beslissing beïnvloeden.
2. Eerste stappen en tijdelijke signalen
Voor een chef-kok dient elk ding ook als signaal. Een van de eerste acties die een chef-kok uitvoert, is vaak om een pan op het fornuis te zetten en deze op te warmen. Die pan is niet zomaar een pan. Het is ook een tijdelijk signaal die hem eraan herinnert dat er een gerecht in bewerking is. Sissen van de olie is de alarmbel die de volgende stap aangeeft.
Wat moet een kok doen als er drie dingen tegelijk gevraagd worden? De kok kan tijdens het bereiden niet iets gaan opschrijven of lezen en nadenken. De chef-kok richt de omgeving zo in dat het signalen geeft ter herinnering. Bijvoorbeeld door een pan voor te verwarmen, een bosje peterselie op de snijplank te zetten of een sauspan buiten te zetten. Ieder van deze fysieke items vertegenwoordigt het startpunt voor een reeks acties die moeten gebeuren. En de herinnering komt met een snelle blik in de omgeving.
Onze eerste zetten zijn belangrijk
Als werkers met digitale technologie is onze situatie misschien nog wel dringender. Er komt een moment waarop we tien keer meer verzoeken ontvangen dan we kunnen beantwoorden. Ze stromen 24/7 binnen via tientallen communicatiekanalen. Onze eerste zetten zijn dus nog belangrijker. Elke keer dat we een een interessant artikel of een digitale notitie opslaan waarvan we nog niet weten of en wanneer we het kunnen gebruiken, plaatsen we een signaal in onze omgeving die als herinnering dient. Omdat het werk digitaal is, is het logisch dat deze signalen ook digitaal zijn.
Werk als een baas
In de online training ‘Werken als een baas’ die ik momenteel ontwikkel, leer je dat je een kleine set gratis digitale tools kunt gebruiken, waaronder een taakbeheer, app voor digitale notities, app voor later lezen en online agenda, om een omgeving te creëren die alles ‘onthoud’ wat nodig is te doen. Ook leer je hoe je jouw mailbox schoon houdt. Ieder nieuw stukje informatie – of het nu afkomstig is van een nieuwe e-mail of een spontane gedachte in je hoofd – zou een onmiddellijke “eerste zet” moeten activeren, bijvoorbeeld het toevoegen van een afspraak aan je agenda, het vastleggen van een activiteit in je taakbeheer, een digitale notitie maken of een item opslaan om later te lezen. Elk van deze items dient als herinnering aan een actie die je misschien wilt ondernemen, en ze worden allemaal bewaard op een vertrouwde plaats buiten je hoofd.
3. Doe tijd versus procestijd
De grootste beperking voor een chef-kok is tijd. Ze kunnen een onbeperkt aantal kruiden en ingrediënten opslaan en bereiden, maar de tijd gaat door, altijd in hetzelfde, nooit veranderende tempo. Maar toch is niet alle tijd gelijk. Er is een belangrijk onderscheid voor chef-koks tussen twee verschillende soorten tijd: ‘doe tijd’ versus ‘doorlooptijd.’
Doe tijd omvat taken die de volledige focus en betrokkenheid van de chef vereisen.
Roeren, bakken, hakken, kruiden – deze taken duren zo lang als ze duren, of ze nu of later zijn voltooid. De doorloop- of procestijd omvat taken die kunnen worden voltooid zonder de directe aandacht van de chef. Grillen, verwarmen, marineren, koken – dit zijn processen die moeten worden gestart, maar doorgaan, zelfs wanneer de chef zijn aandacht ergens anders op richt.
In tegenstelling tot doe tijd, is procestijd gevoelig voor wanneer het begint. Als ik nu niet begin met het koken van de rijst en wacht tot ik het nodig heb, moet ik misschien 15 minuten wachten voordat het klaar is.
Kleine doe dingen maken grotere dingen mogelijk
Bij digitale vitaliteit en het werken met digitale technologie herkennen we nauwelijks het verschil tussen doe tijd en procestijd. We hebben de neiging om doe tijd te overschatten. Misschien omdat het dan voelt alsof we ons best doen. Het lijkt het belangrijkste werk. Maar eigenlijk is het de verwerkingstijd die ons het meest te bieden heeft. Zie het als een hefboomeffect. Omdat de kleine doe dingen om de procestijd op gang te brengen, de andere dingen mogelijk maken.
Als ik nu geen 20 minuten de tijd neem om een collega te trainen in het voltooien van een taak, maar in plaats daarvan volgende week, dan is die hele week verloren gegaan en moest ik het nog steeds zelf doen. Wanneer ik een direct ondergeschikte nu geen e-mail stuur om de volgende projectcheck in te plannen, en wacht tot volgende maand, dan is een hele maand verloren die besteed had kunnen worden aan nadenken en voorbereiden.
Treuzel niet en begin gewoon
Dit lijken misschien niet bijzonder belangrijke acties. Ze duren slechts enkele seconden of minuten. Maar als je kijkt naar het potentieel van het grotere netwerk waarvan je deel uitmaakt, je vriendschappen, je team, je organisatie, je gemeenschap, zijn de gezamenlijke capaciteiten die je kunt benutten altijd veel groter dan wat je alleen kunt bereiken.
Er is geen belangrijker onderscheid voor de items op je takenlijst dan onderscheid tussen doe-tijd en proces-tijd. Jezelf trainen om onderscheid te maken tussen beide is belangrijk om de eerste stappen te kunnen zetten, Proceswerk is het meest effectief als het vroeg gebeurt.
4. Afmaakmentaliteit
Bij het koken heeft een gerecht dat voor 99% klaar is geen waarde. Chef-koks krijgen geen waardering zonder dat het gerecht klaar, stomend heet, is afgeleverd bij een hongerige klant. Daarom hebben koks een ‘afmaak-mentaliteit’. Ze hebben een hekel aan het onvolledige.
Daarom beginnen ze niet aan wat ze niet kunnen afmaken. Als ze beginnen met het maken van een gerecht, is de chef vastbesloten om het tot een goed einde te brengen, omdat ze weten dat als ze dit niet doen, alle moeite die erin is gestoken waardeloos zal zijn.
Als de chef een bord gereed heeft, ontstaat er onmiddellijk echte waarde. En niet alleen omdat de klant nu zijn eten heeft.
Afwerkingshandelingen verhelderen de geest. Een afgewerkt bord vereist geen voortdurende aandacht meer. Wanneer daarentegen onvoltooide taken zich opstapelen, vervuilen ze het brein en maken ze zelfs de taak waarop je gefocust bent moeilijker om af te maken.
Focus
Hetzelfde geldt voor digitale vitaliteit. Het lijkt ongevaarlijk om ad-hoc te werken en taken te starten en te stoppen als het je uitkomt, bijvoorbeeld als er nieuwe informatie komt. Maar elke keer dat we dit doen, zijn er verborgen kosten. De onvoltooide taak moet worden beheerd, bijgehouden en bijgewerkt. Het neemt ruimte in beslag op je takenlijst, op je computer of bureau, en vooral in je onderbewustzijn. Deze kleine verstoringen, kunnen zich in de loop van de tijd ophopen. En uiteindelijk leiden tot een overweldigende last die je blokkeert. Je kunt zelfs het punt bereiken waarop al je bandbreedte nodig is om alle onvoltooide taken te onthouden en bij te houden, zodat er geen tijd meer over is om ze te voltooien. Je moet dan zo hard rennen als je kunt om het bij te houden en niet te struikelen.
Om een afmaak-mindset aan te nemen, vraag jezelf elke keer dat je een project start af: “Hoe en wanneer zal ik dit afmaken?” Het gaat erom gefocust te blijven op het uiteindelijke resultaat.
Het gaat er niet alleen om dingen te beginnen, maar ook om dingen te beëindigen. Op dezelfde manier heeft een piloot niet alleen een plan om op te stijgen, maar ook om te landen.
Blokkeringen aanpakken
Je kunt niet altijd afmaken wat je begon natuurlijk. Bijvoorbeeld bij nadenk- of kenniswerk kan een snel telefoontje tijdens een diepgaande discussie van een uur je hele dag in de war brengt. Of je loopt tegen een probleem op die alles blokkeert. Je zult dan eerst dat probleem moeten oplossen. Toch kun je zelfs in die gevallen nog steeds een afmaak mentaliteit houden. In plaats van de ene taak te laten vallen en naar de andere te gaan, neem je een paar seconden extra de tijd om vast te leggen waar je aan werkt, zodat je het later kunt terugvinden. Leg een taak ter herinnering vast in je taakbeheerder of markeer terwijl je leest, zodat je precies weet waar je was gebleven.
Wat je ten koste van alles moet vermijden, zijn ‘verweesde taken’. Dit zijn taken die mentale en fysieke ruimte blijven innemen omdat ze niet in de makkelijkst mogelijke vorm zijn vastgelegd om later te worden hervat.
5. Ordenen en perfectioneren
Je zou kunnen denken dat een kok zo snel mogelijk door de keuken moet verplaatsen om een gestage stroom afgewerkte borden af te leveren. Maar dat is niet helemaal juist. Het is nauwkeuriger om te zeggen dat ze met ‘kleine, precieze bewegingen’ hun werk doen.
Omdat elke beweging klein is, kost het niet veel tijd. Alles heeft precies het beoogde effect, zonder dat onnodige tijd of moeite wordt verspild.
Veel kleine bewegingen kunnen snel worden herhaald en veel ervan worden automatische gewoontes. Herhaalde bewegingen kunnen worden gestandaardiseerd en gemeten, wat leidt tot verdere efficiëntiewinst.
De chef-kok leert uiteindelijk snel te werken de opeenstapeling van efficiëntie bij elke stap in hun workflow. Het is belangrijk te onthouden hoe belangrijk het is om projecten op te splitsen in kleinere delen om ze meer haalbaar te maken.
Voeg niet alleen toe, laat ook dingen weg
Tegelijkertijd is het net zo belangrijk is om herhaalde, gebruikelijke acties die je elke dag onderneemt te beëindigen. Zo is ‘e-mail checken’ voor de meeste mensen een vage, logge, onnauwkeurige en daardoor langzame en omslachtige beweging. Het wordt bijna nooit twee keer op dezelfde manier gedaan. Wat betekent dat er geen efficiëntie wordt behaald en dat we er in de loop van de tijd niet echt beter in worden. Ondanks het feit dat we waarschijnlijk vele honderden uren hebben besteed aan het controleren van e-mail.
In plaats daarvan moeten we de acties die we het vaakst ondernemen opsplitsen. De online trainingen leren je checklijsten voor het doen van een wekelijkse review te gebruiken.
Laat niets aan het toeval over
Laat het niet aan het toeval over, leer je een proces te volgen die elke keer dat je het gebruikt iets beter en sneller wordt. Zodra je de benodigde stappen weet, kun je deze ook uitbesteden of automatiseren.
Vaak wordt ons geleerd dat snelheid in tegenspraak is met kwaliteit. Uitmuntendheid wordt verondersteld lang, langzaam en weloverwogen te zijn. Maar voor een chef-kok is snelheid een essentieel onderdeel van kwaliteit. Een verder perfect gerecht 5 minuten te laat is niet perfect. Totdat we het resultaat leveren, is er geen waarde gecreëerd, zijn er geen lessen geleerd, is er geen feedback ontvangen en geen verbetering gerealiseerd. Sneller kunnen leveren is dus een belangrijk onderdeel van digitale vitaliteit.
6. Regeling
Zijn vaste fysieke omgeving laat de kok dingen onthouden. Het helpt hem aan dingen herinneren. Hij hoeft niet steeds in gedachten houden waar de dingen liggen. Het kost de kok geen energie. Een chef-kok zal de werkruimte inrichten volgens de beweging die het voedsel maakt tijdens de bereiding. Onbewerkte ingrediënten komen vanaf de linkerkant van de snijplank naar binnen, het snijden gebeurt in het midden en verwerkte ingrediënten gaan naar rechts.
Ken je werkruimte op je duimpje
Mes en handdoek gaan na elk gebruik terug naar hun aangewezen plaatsen. Deze “indeling” van ingrediënten en gereedschappen moet van dag tot dag gelijk zijn, zodat de chef kan het zich eigen kan maken en kan dromen waar alles zich bevindt. Een werkruimte kun je zien als een verlengstuk van het brein van de chef-kok. De kok kan net zo intuïtief en natuurlijk een lepel of mes pakken als een herinnering of gedachte in het hoofd.
Als werkers met digitale technologie verandert onze werkomgeving voortdurend door het werken op afstand: we kunnen het overal en altijd doen. Maar er is een verborgen nadeel: we krijgen weinig kans om onze werkruimte eigen te maken.
Je kunt ook zeggen dat onze werkomgeving extreem stabiel is: het gebeurt op onze computer, die kan worden gezien als een virtueel verzamelgebied. Het gebied strekt zich uit langs de randen van onze schermen naar onze mobiele apparaten, tablets, slimme horloges en zelfs de schermen van anderen. Wij stellen onze virtuele werkruimten zelf samen, we ontwerpen en delen in.
Maak het voorspelbaar
Een les die we van de chef-kok kunnen leren is dat we het werk zo voorspelbaar mogelijk moeten maken. Dit kan zo simpel zijn als:
- Een “opstart”- en “afbouw”-routine om je dag voorspelbaar te beginnen en te eindigen
- App voor digitale notities gebruiken als jouw belangrijkste productiviteitstool (zie het als tweede brein of levensbibliotheek), zodat je altijd al jouw inhoud bij je hebt.
- Het maken van speciale werkruimten voor elk van je belangrijkste projecten (zoals in de PARA-methode)
- Elke dag of week eindigen met een “leeg bureaublad”, al je browsertabs sluiten (nadat je ze hebt opgeslagen in een Lees Later-app) en je computer afsluiten. Dit kun je vergelijken met de neutrale houding, of het “nulpunt”, waarnaar koks consequent proberen te terugkeren.
Afhankelijk van wat je wil bereiken heeft ieder van deze routines een grens – van tijd, ruimte of bedoeling. Deze grenzen vertellen je waar je op moet focussen. En net zo belangrijk, wat je moet niet moet doen en negeren.
Geen smoesjes
Chef-koks werken op het scherpst van de snede, balancerend tussen snelheid en kwaliteit. Ze krijgen onmiddellijke feedback op het moment dat ze een fout maken. Ze kunnen niet met smoesjes aankomen als “Het project ligt op schema” of “Ik wacht op iemand anders” of “Het komt er snel aan.”
Werken in de keuken is hollen of stilstaan. Het werk komt in golven en je kunt de golven niet ontwijken. Je zul ze direct moeten trotseren. Er is geen tijd voor een kok om iets uit te leggen of te analyseren wat het betekent.
Om in zo’n situatie te slagen, ontwikkelen chef-koks een vermogen die je volgens mij ook nodig hebt als je digitaal vitaal wil zijn. Namelijk gefocust zijn en tegelijkertijd bewust van het grote geheel.
Wilco Wolven
Vind je dit interessant? Volg me dan. Bezoek WIXL.nl en schrijf je in voor de nieuwsbrief
Als je meent rechthebbende te zijn van dat wat hier gepubliceerd is verzoek ik je vriendelijk dit aan mij kenbaar te maken.
