Een lege inbox in 20 minuten
Enkele jaren geleden ging een groot deel van mijn dagelijkse werktijd naar het beheren van mijn inbox. Het werk werd voor een groot deel bepaald door de inhoud van de mailberichten. Vragen beantwoorden, opmerkingen maken, suggesties geven. Het aantal berichten dat ik per dag ontving en verzond was vaker meer dan 100 dan minder. Om het bij te houden moest ik wel steeds controleren op nieuwe berichten. Veel berichten die ik ontving leken op taken die gedaan moesten worden.
Ik kwam geregeld niet aan het werk toe dat ik van plan was te doen en waarvoor ik eigenlijk was aangenomen.
Maar dat is verleden tijd. In deze tekst leer je wat je kunt veranderen in jouw omgang met e-mail.
Vergelijk e-mail met ouderwetse post
Stel je eens voor dat je jouw brievenbus controleert. Je bladert door de post van de dag en bekijkt rekeningen die je moet betalen, je bladert door de tijdschriften en leest de brieven. Dan stopt je alles weer terug in de brievenbus. De elektriciteitsrekening naast de reclame, de persoonlijke ansichtkaart samen met de belastingformulieren. Elke dag herhaal je dit ritueel. Je brievenbus loopt over en barst elke dag uit zijn voegen. Niks niet lege inbox.
Ik heb geen systeem nodig ... ik bewaar alles gewoon in e-mail!
Belachelijk, toch?
Toch is dit hoe de meeste mensen elke dag met hun e-mail omgaan. Met e-mail is het verschil dat de brievenbus oneindig veel groter is, de bezorging bijna continu is en de verscheidenheid aan soorten post nog diverser is.
Digitale communicatie is soms een zegen maar ook een bron van ergernis
Digitale communicatie is soms een zegen omdat we nu veel sneller kunnen communiceren dan vroeger. Het voordeel van zo’n digitaal systeem is zender en ontvanger efficiënt berichten kunnen versturen zonder dat ze op hetzelfde moment met elkaar in contact hoeven te zijn.
Maar vaak is het systeem ook een bron van ergernis en stress omdat het regelmatig voor ongewenste onderbrekingen zorgt en een negatief effect heeft op onze concentratie.
De manier waarop de meeste mensen e-mail gebruiken kost te veel energie en is niet effectief
Ga maar eens na hoe vaak jezelf je telefoon checkt op nieuwe berichten. En ga ook eens na wat je na die check doet met nieuwe berichten. Werk je dan door aan de taak waar je mee bezig was? De meeste mensen die ik deze vragen stelde antwoorden dat de check op nieuwe berichten vaak aanleiding is om even te reageren of door te klikken. In de meeste gevallen komt het werk waar je mee bezig was stil te liggen.
Ik veranderde de manier waarop ik digitaal communiceer
E-mail kost me tegenwoordig niet meer dan 20 minuten per dag. Iedere dag heb ik een lege inbox. Mijn werk doe ik effectiever met minder energie. Ik word minder afgeleid en krijg met minder inspanning mijn werk af.
Principes die ik toepas op mijn nieuwe manier van werken
Geplande bereikbaarheid
Ik plan de perioden waarop ik bereikbaar wil zijn. Tijdens perioden waarin ik bereikbaar wil zijn kan ik gestoord worden en doe ik werk dat minder aandacht vraagt en dingen die ik op de automatische piloot kan doen. Waarbij een onderbreking niet leidt tot opnieuw moeten beginnen. Als het ook maar even kan maak ik duidelijk wanneer ik bereikbaar ben.
Durf nee te zeggen
Bereikbaar zijn wil overigens niet zeggen dat je overal ja op zegt. Ik denk dat het belangrijk is dat je nee durft te zeggen. Nee zeggen kan op een nette en toch effectieve manier. Ik gebruik meestal één van de volgende manieren :
- Als ik overrompeld wordt zeg ik: ‘ Ik kom er op terug’ Of ‘Ik zal er over denken’.
- Een leukere manier is: ‘Heel erg bedankt dat je aan me denkt. Het is voorlopig een nee, maar ik laat het je zeker weten als er iets verandert.’
- Solide is: ‘Bedankt dat je aan me denkt, maar ik kan niet meedoen.’ en ‘Als ik dit deed, zou ik moeten bedenken wat ik kan opgeven. Mijn tijd is momenteel gevuld met andere prioriteiten.’ of ‘Sorry, mijn bord is al vol.’
- Als je graag de mogelijkheid open houdt om een volgende keer ja te zeggen: ‘Dat kan ik deze keer niet, vraag het later gerust nog een keer!’ of ‘Nee, bedankt, maar ik waardeer het dat je aan me denkt.’ of ‘Bedankt voor zo’n prachtig aanbod. Deze keer moet ik bedanken’
Zo min mogelijk multitasken
Bij gepland bereikbaar hoort ook gepland onbereikbaar zijn. Juist in de tijd dat ik onbereikbaar ben werk ik aan dingen die in mijn ogen essentieel zijn. En hierbij probeer ik zo min mogelijk te multitasken. Ik bedenk werkprocessen die me helpen om gefocust aan één taak gelijk te kunnen werken. E-mail zie ik als essentiële taak. En hiervoor heb ik dus een werkproces ingericht die het mogelijk maakt om effectief mijn mail te gebruiken. Iedere dag heb ik een lege inbox en ik ben binnen een half uur klaar met de e-mail.
Hoe ik tot een werkproces voor e-mail afhandeling kwam
Uitschrijven voor nieuwsbrieven
In het geval van e-mail is één van de activiteiten die ik in mijn proces heb een periodiek besluit welke nieuwsbrieven voor mij belangrijk zijn. Als het ook maar even kan schrijf ik me uit voor nieuwsbrieven. Zo beperk ik inkomende berichten al flink en heb ik de eerste stap op weg naar een lege inbox gezet.
Mail programma instellen en strippen tot kernfunctie
Het grootste probleem met hoe mensen e-mail gebruiken, is dat ze het voor alles gebruiken.
Je zou toch geen multifunctionele broodrooster-boormachine-toiletpotreiniger kopen? Een combinatie van bladblazer-mixer-blender zou je toch niet zo handig vinden?
En toch vinden we het normaal dat we ons email programma gebruiken alsof het een communicatietool / takenlijst / projectmanager / meldingssysteem / lezen lijst/ bestandsopslaggebied /referentiebibliotheek / gespreksarchief / planningstool /app voor het maken van notities.
E-mailen is een simpele klus
Maar bij de meeste mensen bestaat deze zogenaamde simpele klus nu uit het onderhouden van de klusjesman die in onze kelder woont en tot laat in de nacht met klussen bezig is.
Laten we het e-mailprogramma gebruiken waarvoor het bedoeld is. Namelijk het verzamelen (en verzenden) van nieuwe input.
Dat is het. Ik gebruik 1 mailprogramma. Niet twee of nog meer, zoals ik sommige collega’s soms zie doen. En ik stripte het tot de kernfunctie.
Stuur al je accounts door naar 1 mailservice. Richt het mailprogramma alleen in voor ontvangst en verzenden van berichten.
Elke andere functie wordt veel effectiever gedaan door andere apps.
Het gekke is dat het redelijk veel werk kost om een mailprogramma zoals Gmail terug te brengen tot de kernfunctie. Het Gmail team heeft zich overgegeven aan onze eisen om alles in e-mail te laten gebeuren. En nu moeten we alle grillige gemuteerde aanhangsels er afsnijden om iets bruikbaars te krijgen.
Inrichten van workflow voor een lege inbox
Dingen stapelen zich op als ze nergens heen kunnen.
Het is belangrijk om niet ‘het kind met het badwater weg te gooien’. Met andere woorden het is belangrijk om niet samen met het slechte ook het goede weg te doen. In dit verband: ieder e-mailbericht is belangrijk! Elk bericht is een stukje dat jouw puzzel kan helpen oplossen. Het zijn verbindingen naar oplossingen.
Dit geldt zowel voor de melding dat je postpakket thuis is bezorgd en ook voor de zeer belangrijk en urgente mail die je direct doet opveren door de inhoud.
Als je geen systemen inricht en gebruikt die al je binnenkomende informatie op de juiste manier verwerken, dan werkt het niet. Hiervoor moet je jouw dagelijkse onderliggende gewoonten veranderen.
Met een digitale agenda, een taakbeheerder, een referentie app en een app voor later lezen kun je elke denkbare e-mail die je ontvangt afhandelen.
Mijn werkproces voor een lege inbox
Dit zijn de stappen die bepalen waar ‘dingen’ naar toe stromen.
- Gmail openen
- Begin bij de oudste e-mail in de inbox
- Bepaal wat er aan gedaan moet worden en onderneem een van de volgende 6 acties:
- Archiveer onmiddellijk. Bij mij is dit het merendeel van de berichten. Het zijn in feite meldingen zijn mij ergens over informeren en die slechts een snelle blik nodig hebben.
- Beantwoord en archiveer. Korte antwoorden en reacties. De meeste e-mails komen in aanmerking voor één van de volgende acties.
- Toevoegen aan agenda en vervolgens archiveren. Je kunt de link naar de e-mail indien nodig in het agenda-item plakken.
- Maak een taak (in mijn geval Todoist) en archiveer. Schrijf de taak op die bij het bericht hoort (met een automatisch gegenereerde link naar deze e-mail) en archiveer de e-mail.
- Verzend naar Referentie app (in mijn geval Evernote) en vervolgens archiveren. Je kunt de e-mail (met bijbehorende bijlagen) rechtstreeks naar jouw referentie app doorsturen, of je kunt de verwijzing/links in je browser openen en de pagina vanaf daar opslaan. De eenvoudigste manier om dit met Evernote te doen, is door met de rechtermuisknop op een link te klikken die je interessant vindt en vervolgens op ‘Toevoegen aan Evernote’ te klikken.
- Verzenden naar app voor ‘later lezen’ (in mijn geval Instapaper) en vervolgens archiveren. De eenvoudigste manier om dit met Instapaper te doen, is door met de rechtermuisknop op een link te klikken die je interessant vindt en vervolgens op ‘Toevoegen aan Instapaper’ te klikken. Maar je kunt het ook doorsturen met alleen sneltoetsen.
- Volg deze stappen totdat je je inbox hebt leeggemaakt.
- Sluit vervolgens, je mailprogramma.
Een lege inbox door te archiveren
Let op dat je in elk geval, zonder uitzondering, elke e-mail voltooit door deze te archiveren. Hierdoor wordt deze uit je inbox verwijderd, terwijl je een reservekopie bewaart. Je plaatst het nooit ‘terug in inbox’. Je ‘laat het nooit voor later’. Nooit. Benut de kracht van nu.
Onthoud dat er maar één belangrijke tijd is en dat is NU. Het huidige moment is de enige tijd die we beheersen.
Een laatste tip voor een lege inbox
Overweeg om tijdens periodes van vakantie je afwezigheidsbericht in je mailprogramma zo op te stellen dat de zender van jou de melding krijgt dat het bericht automatisch wordt vernietigd, en wijs ze erop dat ze het na jouw afwezigheid of vakantie opnieuw kunnen verzenden.
Houd je van het leven? Verspil dan geen tijd, want dat is waarvan het leven is gemaakt.
In de trainingen die ik ontwikkel in het kader van digitale vitaliteit gaan we dieper in op de workflow. De workflow is de basis om je digitale vitaliteit te ontwikkelen en verder te komen met persoonlijk informatie- en kennismanagement. Wil je weten waar ik mee bezig ben? Volg me op social media en schrijf je in voor de nieuwsbrief.
Wilco Wolven
Vond je dit interessant en wil je meer lezen? Lees dan ook dit artikel over de zes dingen die de chef-kok je kan leren.
Als je meent rechthebbende te zijn van dat wat hier gepubliceerd is verzoek ik je vriendelijk dit aan mij kenbaar te maken.
