Enkele jaren geleden ging een groot deel van mijn dagelijkse werktijd naar het beheren van mijn inbox. Het werk werd voor een groot deel bepaald door de inhoud van de mailberichten. Vragen beantwoorden, opmerkingen maken, suggesties geven. Het aantal berichten dat ik per dag ontving en verzond was vaker meer dan 100 dan minder. Om het bij te houden moest ik wel steeds controleren op nieuwe berichten. Veel berichten die ik ontving leken op taken die gedaan moesten worden.
Ik kwam geregeld niet aan het werk toe dat ik van plan was te doen en waarvoor ik eigenlijk was aangenomen.
Maar dat is verleden tijd. In deze tekst leer je wat je kunt veranderen in jouw omgang met e-mail.
Stel je eens voor dat je jouw brievenbus controleert. Je bladert door de post van de dag en bekijkt rekeningen die je moet betalen, je bladert door de tijdschriften en leest de brieven. Dan stopt je alles weer terug in de brievenbus. De elektriciteitsrekening naast de reclame, de persoonlijke ansichtkaart samen met de belastingformulieren. Elke dag herhaal je dit ritueel. Je brievenbus loopt over en barst elke dag uit zijn voegen. Niks niet lege inbox.
Ik heb geen systeem nodig ... ik bewaar alles gewoon in e-mail!
Belachelijk, toch?
Toch is dit hoe de meeste mensen elke dag met hun e-mail omgaan. Met e-mail is het verschil dat de brievenbus oneindig veel groter is, de bezorging bijna continu is en de verscheidenheid aan soorten post nog diverser is.
Digitale communicatie is soms een zegen omdat we nu veel sneller kunnen communiceren dan vroeger. Het voordeel van zo’n digitaal systeem is zender en ontvanger efficiënt berichten kunnen versturen zonder dat ze op hetzelfde moment met elkaar in contact hoeven te zijn.
Maar vaak is het systeem ook een bron van ergernis en stress omdat het regelmatig voor ongewenste onderbrekingen zorgt en een negatief effect heeft op onze concentratie.
Ga maar eens na hoe vaak jezelf je telefoon checkt op nieuwe berichten. En ga ook eens na wat je na die check doet met nieuwe berichten. Werk je dan door aan de taak waar je mee bezig was? De meeste mensen die ik deze vragen stelde antwoorden dat de check op nieuwe berichten vaak aanleiding is om even te reageren of door te klikken. In de meeste gevallen komt het werk waar je mee bezig was stil te liggen.
E-mail kost me tegenwoordig niet meer dan 20 minuten per dag. Iedere dag heb ik een lege inbox. Mijn werk doe ik effectiever met minder energie. Ik word minder afgeleid en krijg met minder inspanning mijn werk af.
Ik plan de perioden waarop ik bereikbaar wil zijn. Tijdens perioden waarin ik bereikbaar wil zijn kan ik gestoord worden en doe ik werk dat minder aandacht vraagt en dingen die ik op de automatische piloot kan doen. Waarbij een onderbreking niet leidt tot opnieuw moeten beginnen. Als het ook maar even kan maak ik duidelijk wanneer ik bereikbaar ben.
Bereikbaar zijn wil overigens niet zeggen dat je overal ja op zegt. Ik denk dat het belangrijk is dat je nee durft te zeggen. Nee zeggen kan op een nette en toch effectieve manier. Ik gebruik meestal één van de volgende manieren :
Bij gepland bereikbaar hoort ook gepland onbereikbaar zijn. Juist in de tijd dat ik onbereikbaar ben werk ik aan dingen die in mijn ogen essentieel zijn. En hierbij probeer ik zo min mogelijk te multitasken. Ik bedenk werkprocessen die me helpen om gefocust aan één taak gelijk te kunnen werken. E-mail zie ik als essentiële taak. En hiervoor heb ik dus een werkproces ingericht die het mogelijk maakt om effectief mijn mail te gebruiken. Iedere dag heb ik een lege inbox en ik ben binnen een half uur klaar met de e-mail.
In het geval van e-mail is één van de activiteiten die ik in mijn proces heb een periodiek besluit welke nieuwsbrieven voor mij belangrijk zijn. Als het ook maar even kan schrijf ik me uit voor nieuwsbrieven. Zo beperk ik inkomende berichten al flink en heb ik de eerste stap op weg naar een lege inbox gezet.
Het grootste probleem met hoe mensen e-mail gebruiken, is dat ze het voor alles gebruiken.
Je zou toch geen multifunctionele broodrooster-boormachine-toiletpotreiniger kopen? Een combinatie van bladblazer-mixer-blender zou je toch niet zo handig vinden?
En toch vinden we het normaal dat we ons email programma gebruiken alsof het een communicatietool / takenlijst / projectmanager / meldingssysteem / lezen lijst/ bestandsopslaggebied /referentiebibliotheek / gespreksarchief / planningstool /app voor het maken van notities.
Maar bij de meeste mensen bestaat deze zogenaamde simpele klus nu uit het onderhouden van de klusjesman die in onze kelder woont en tot laat in de nacht met klussen bezig is.
Laten we het e-mailprogramma gebruiken waarvoor het bedoeld is. Namelijk het verzamelen (en verzenden) van nieuwe input.
Dat is het. Ik gebruik 1 mailprogramma. Niet twee of nog meer, zoals ik sommige collega’s soms zie doen. En ik stripte het tot de kernfunctie.
Stuur al je accounts door naar 1 mailservice. Richt het mailprogramma alleen in voor ontvangst en verzenden van berichten.
Elke andere functie wordt veel effectiever gedaan door andere apps.
Het gekke is dat het redelijk veel werk kost om een mailprogramma zoals Gmail terug te brengen tot de kernfunctie. Het Gmail team heeft zich overgegeven aan onze eisen om alles in e-mail te laten gebeuren. En nu moeten we alle grillige gemuteerde aanhangsels er afsnijden om iets bruikbaars te krijgen.
Dingen stapelen zich op als ze nergens heen kunnen.
Het is belangrijk om niet ‘het kind met het badwater weg te gooien’. Met andere woorden het is belangrijk om niet samen met het slechte ook het goede weg te doen. In dit verband: ieder e-mailbericht is belangrijk! Elk bericht is een stukje dat jouw puzzel kan helpen oplossen. Het zijn verbindingen naar oplossingen.
Dit geldt zowel voor de melding dat je postpakket thuis is bezorgd en ook voor de zeer belangrijk en urgente mail die je direct doet opveren door de inhoud.
Als je geen systemen inricht en gebruikt die al je binnenkomende informatie op de juiste manier verwerken, dan werkt het niet. Hiervoor moet je jouw dagelijkse onderliggende gewoonten veranderen.
Met een digitale agenda, een taakbeheerder, een referentie app en een app voor later lezen kun je elke denkbare e-mail die je ontvangt afhandelen.
Dit zijn de stappen die bepalen waar ‘dingen’ naar toe stromen.
Let op dat je in elk geval, zonder uitzondering, elke e-mail voltooit door deze te archiveren. Hierdoor wordt deze uit je inbox verwijderd, terwijl je een reservekopie bewaart. Je plaatst het nooit ‘terug in inbox’. Je ‘laat het nooit voor later’. Nooit. Benut de kracht van nu.
Overweeg om tijdens periodes van vakantie je afwezigheidsbericht in je mailprogramma zo op te stellen dat de zender van jou de melding krijgt dat het bericht automatisch wordt vernietigd, en wijs ze erop dat ze het na jouw afwezigheid of vakantie opnieuw kunnen verzenden.
In de trainingen die ik ontwikkel in het kader van digitale vitaliteit gaan we dieper in op de workflow. De workflow is de basis om je digitale vitaliteit te ontwikkelen en verder te komen met persoonlijk informatie- en kennismanagement. Wil je weten waar ik mee bezig ben? Volg me op social media en schrijf je in voor de nieuwsbrief.
Vond je dit interessant en wil je meer lezen? Lees dan ook dit artikel over de zes dingen die de chef-kok je kan leren.
Cookie | Duur | Omschrijving |
---|---|---|
cookielawinfo-checkbox-advertisement | 1 year | Set by the GDPR Cookie Consent plugin, this cookie is used to record the user consent for the cookies in the "Advertisement" category . |
cookielawinfo-checkbox-analytics | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Analytics". |
cookielawinfo-checkbox-functional | 11 months | The cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category "Functional". |
cookielawinfo-checkbox-necessary | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary". |
cookielawinfo-checkbox-others | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Other. |
cookielawinfo-checkbox-performance | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Performance". |
elementor | never | This cookie is used by the website's WordPress theme. It allows the website owner to implement or change the website's content in real-time. |
viewed_cookie_policy | 11 months | The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data. |
Cookie | Duur | Omschrijving |
---|---|---|
mailchimp_landing_site | 1 month | The cookie is set by MailChimp to record which page the user first visited. |
Cookie |
---|
tk_lr |
tk_or |
tk_r3d |
Cookie | Duur | Omschrijving |
---|---|---|
tk_lr | 1 year | The tk_lr is a referral cookie set by the JetPack plugin on sites using WooCommerce, which analyzes referrer behaviour for Jetpack. |
tk_or | 5 years | The tk_or is a referral cookie set by the JetPack plugin on sites using WooCommerce, which analyzes referrer behaviour for Jetpack. |
tk_r3d | 3 days | JetPack installs this cookie to collect internal metrics for user activity and in turn improve user experience. |
Cookie | Duur | Omschrijving |
---|---|---|
cookies.js | session | No description available. |
tk_tc | session | No description available. |